解説

1. 不適切。借主から管理業者に対し、クレームやトラブルが発生したとの電話連絡があった場合には、あらかじめ用意されたクレーム受付票を利用しながら、できるだけ状況を詳しく聞き、優先順位付けを行って対応することが重要です。その場で借主が簡単に対応できるものであれば、現場に急行する必要はありませんし、即座に対応しなければならない緊急事態であれば、管理業者が現場に駆け付ける時間的余裕がないケースもあります。
2. 不適切。適切な相談処理を行うには、過去の事例により蓄積したもの・他社の事例・参考文献当をベースに自社独自の対応マニュアルを作成しておき、社内研修等により社員全員で問題意識・対応方法を共有するなどの努力を行うべきです。
3. 不適切。借主も共用部分の管理等に関する管理規約上のルールに従う必要があるため、分譲マンションなどで管理規約がある場合は、その遵守を契約上に明記することが望ましいです。借主に管理規約のコピーを渡すなどして、管理規約の内容について理解してもらいましょう。
4. [適切]。入居者同士のトラブルが持ち込まれた場合には、一方の言い分を鵜呑みにするのではなく、関係者の話をそれぞれよく聞き、公平な立場で処理にあたることが重要です。